Privatlivspolitik for Egeskov Markedsforening
Senest ændret 14. november 2018

Egeskov Markedsforenings dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne for-mål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Egeskov Markedsforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Kasserer Jette Granhøj c/o Egeskov Markedsforening
Adresse: Bøjdenvejen 22, 5772 Kværndrup
CVR: 11477240
Telefonnr.: 62 27 20 01
Mail: info@egeskovmarked.dk
Website: www.egeskovmarked.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger :
1) Oplysninger om kræmmere:
– Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, til-meldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse samt salgsob-jekter
– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o Ingen

2) Oplysninger om frivillige medhjælpere / bestyrelse:
– Almindelige personoplysninger:
o Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og evt. bankkontonummer
– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o Ingen

3) Oplysninger om honorarmodtagere (f.eks. musikere):
– Almindelige personoplysninger:
o Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
o Andre oplysninger hverv i relation til foreningen og evt. bank-kontonummer
– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o Cpr-nummer

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af honorar

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene:
1) Formål med behandling af oplysninger om kræmmere:
• Foreningens kræmmerhåndtering, herunder opkrævning af betaling for stadepladser
• Som led i foreningens afvikling af Egeskov Marked, herunder planlæg-ning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder oplysninger til politiet
• Administration af din relation til os

2) Formål med behandling af oplysninger på frivillige medhjælpere / bestyrelse:
• Håndtering af medhjælpernes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

3) Formål med behandling af oplysninger på honorarmodtagere:
• Håndtering af honorarmodtagernes hverv og pligter i foreningen
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af honorarer
• Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine oplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) in-teresser som:
• Afvikling af Egeskov Marked, herunder udlejning af stadepladser samt be-manding af vagter
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., her-under i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder udlodning til foreninger
• Aflønning af honorarmodtagere
• Afholdelse af sociale arrangementer, herunder evalueringsmøder samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige person-oplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen som enten kræmmer eller medhjælper
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger
Der sker som hovedregel ikke videregivelse af dine personoplysninger.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behand-ler dine personoplysninger som kræmmer eller frivillig medhjælper af foreningen.
Kræmmere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra årets udløb og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter afvikling af Egeskov Marked
Frivillige medhjælpere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter dit virke er ophørt
Alle:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Bogføringsbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel kræmmere, frivillige medhjælpere og bestyrelse til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behand-ling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Data-tilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.